LA VIE QUOTIDIENNE DES SANS-BUREAU-FIXE

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Voilà ce que pourrait un jour s'entendre répondre en se présentant à son bureau un consultant des cabinets Bossard ou Andersen, un commercial d'IBM ou un publicitaire de l'agence Devarrieux-Villaret.

Tous ont en effet en commun la particularité de travailler dans des bureaux dits virtuels , où ils n'ont pas de place affectée.

C'est le principe du jeu des chaises musicales appliqué à l'entreprise (il y a moins de chaises que de participants), même si le risque de saturation des locaux est minime. Car le système ne concerne que des professions nomades : les consultants ou les commerciaux passent le plus clair de leur temps hors de l'entreprise, en déplacement, chez leurs clients, ou à travailler chez eux. C'est pourquoi ils peuvent aisément partager leurs bureaux (les ratios vont de un bureau pour deux personnes chez IBM ou Bossard à un pour quatre chez Andersen), et l'entreprise, réaliser de la sorte de précieuses économies de mètres carrés. Mais, si elle relève de la bonne gestion, la mise en place d'un tel fonctionnement modifie sensiblement les façons de travailler et nécessite la définition de règles du jeu précises.

Réserver son bureau la veille, comme une chambre d'hôtel Bertrand Pitavy, ingénieur commercial chez IBM, vient au siège de la Défense entre deux voyages en Angleterre. Il y passe une heure ou plusieurs jours de suite, pour rencontrer des collègues, prendre du courrier, finaliser des propositions commerciales, consolider des résultats. Chaque fois, il retrouve le même bureau, un espace semi-ouvert pour dix personnes avec une armoire pour chacun. Quand il a besoin de calme, il travaille chez lui ou dans un autre site d'IBM, configuré à l'identique, où il ne connaît personne. Chez Bossard, Laurent Blime, jeune consultant, passe environ un tiers de son temps au siège, à Issy-les-Moulineaux. Quand il s'y rend, il se dirige vers son département, au quatrième étage, et y choisit un espace libre : soit une table équipée d'un téléphone dans un bureau standard pour deux à quatre personnes, soit un poste dans une salle informatique. Comme sur un parking, le premier arrivé est le mieux placé.

A l'agence de publicité Devarrieux-Villaret, face au musée du Louvre, plusieurs rangées de longues tables éclairées de petites lampes vertes, à l'image d'une bibliothèque universitaire, accueillent les salariés, qui s'installent au gré de leurs affinités ou de leurs habitudes. Au nouveau siège d'Andersen Consulting, au coin des Champs- Elysées et de l'avenue George-V, on n'entre pas comme dans un moulin. La veille de sa venue, il faut en effet réserver (par téléphone, fax ou messagerie électronique) un espace en fonction d'un scénario de travail , comme on réserve un single ou une chambre double dans un hôtel.

Chez Andersen, Xavier Freynet, manager sans bureau fixe depuis peu, utilise les locaux pour effectuer des tâches administratives : suivi de dossiers, facturation, recrutement, réunions. Il y passe en moyenne une demi-journée tous les quinze jours. Le bureau joue le rôle d'une plate-forme logistique offrant un certain nombre de services et d'équipements qu'on ne trouve pas ailleurs.

S'il doit travailler seul, Xavier réserve un poste de travail individuel ; s'il veut s'isoler pour rencontrer des gens ou passer des coups de fil dans le calme, il peut disposer d'un bureau fermé ; quand il intervient sur un projet au sein d'une équipe, un pool de bureaux est mis à sa disposition. La réservation permet d'optimiser l'utilisation des lieux : ainsi, si les espaces ouverts connaissent un taux d'occupation de l'ordre de 75 %, les 45 bureaux fermés sont chacun utilisés trois fois par jour par des personnes différentes.

Mais gare aux resquilleurs : comme dans le TGV, on ne monte pas sans réservation ! Des hôtesses baptisées floor attendants font office de contrôleurs et veillent, à chaque étage, au bon respect de ce principe : elles délogent les éventuels squatters des places réservées par d'autres.

Il est tout de même possible de passer au bureau à l'improviste, à condition de se présenter à l'accueil pour se faire attribuer une place. Seul inconvénient : on n'est pas sûr d'obtenir sa place préférée, à l'étage de son département, près de ses petits camarades et de son secrétariat, critères pris en compte lorsqu'on se donne la peine de réserver. On y perd de la spontanéité, on y gagne en efficacité, résume Xavier Freynet. On choisit mieux ses moments car il faut désormais les organiser.