Réunions via internet : les bons codes de la "conf call"

La réunion à distance via internet (« conf call ») fait aujourd’hui partie du quotidien de nombreuses entreprises. Quoi de plus pratique, en effet, qu’un entretien entre collègues situés aux quatre coins du monde reliés par un micro ? Oui, mais si la conf call est un outil bien pratique, elle doit obéir à certaines règles pour être efficace.

Avant :

- Etablir un agenda clair et détaillé.

- Définir un « organisateur » qui orientera les sujets selon l’agenda, donnera la parole à tel ou tel interlocuteur, introduira et conclura la conf call

- Pour l’envoi des invitations à la conf call, par exemple via Outlook, bien préciser les personnes indispensables à la conf call, et les personnes « optionnelles ».

- Lors du choix des horaires et de la date, ne pas oublier de prendre en compte le décalage horaire et les jours féries locaux pour les call avec l’étranger.

- Toujours faire apparaître le numéro à appeler et le code de login sur l’invitation (en tenant compte des préfixes pour l’étranger).

Pendant

- En introduction, l’organisateur doit vérifier la présence de chaque intervenant, puis introduire les sujets.

- Le pire ennemi de la conf call sont les nuisances sonores, amplifiées lorsque les intervenants utilisent leurs téléphones mobiles. En début d’appel, l’organisateur précisera donc aux participants de mettre leur téléphone sur « mute » (« couper le micro »), et de n’activer le micro que pour la prise de parole.

- Une discipline stricte quant à la prise de parole est nécessaire : chacun doit pouvoir s’exprimer à tour de rôle. Les discussions informelles type « café du commerce » ne sont pas du tout adaptées à une conférence à distance.

- Un respect des horaires : la réunion classique est souvent vécue comme contraignante… A distance, le temps paraît encore plus long et peut pousser le collaborateur à décrocher très vite.

- Maintenir un contact régulier sous forme de rencontres classiques avec les interlocuteur : la conf call ne remplacera jamais le contact humain.