Les congés d'été de vos collaborateurs ne sont pas forcément un cauchemar

Service en sous-effectifs, permanence défaillante : pour que les congés de vos collaborateurs ne virent pas au casse-tête, il faut définir certaines règles. Quatre conseils pour bien organiser la trêve estivale.

Anticipez

« Combien de fois ai-je entendu des managers se plaindre que tous leurs collaborateurs voulaient partir en même temps ! Les demandes de congés affluent sur leur bureau en juin, alors qu’ils auraient pu anticiper la question » relève Jean-Louis Muller, manager à la Cegos. Anticiper les départs de votre équipe, et ce dès janvier, est le seul moyen de ne pas vous retrouver en difficulté à l’approche de l’été. Premier réflexe : récupérez le solde des congés de vos collaborateurs en début d’année auprès des RH. Soyez notamment attentifs à ceux qui ont de nombreux jours à solder : mieux vaut éviter les reports de congés d’une année sur l’autre, qui ne font souvent que différer le problème de l’absence. Pour éviter de vous laisser déborder, incitez-les à les poser assez tôt dans l’année : vous aurez plus de visibilité sur l’organisation du service et les permanences nécessaires au maintien de l’activité.

Edictez des règles

« Il faut considérer que gérer les congés de son équipe relève de sa stratégie managériale, au même titre que son activité. C’est à vous d’en édicter les règles, en fonction de l’intérêt du service et des contraintes de travail » insiste Jean-Louis Muller. Prévoyez de réunir votre équipe : informez-les des contraintes non négociables (projets en cours, permanence de service obligatoire par exemple), et demandez-leur de s’organiser entre eux dans ce cadre. Pour éviter d’éventuelles contestations, « on peut aussi établir des priorités dans un souci d’équité, en donnant par exemple la possibilité aux collaborateurs ayant des enfants scolarisés de partir en priorité pendant les vacances scolaires, ou tenir compte de ceux dont les conjoints ont des vacances imposées » conseille le coach Stéphane Einhorn. L’essentiel ? Que ces règles soient équitables et acceptées par tous. Ainsi, s’il vous faut arbitrer entre deux collaborateurs qui souhaitent partir tous deux en juillet, veillez à ce que celui qui aura fait l’effort de différer ses vacances puisse se rattraper l’année suivante.

Assurez une permanence

Si l’activité tourne au ralenti pendant l’été, rien de pire que des téléphones qui sonnent dans le vide ! Instaurer une permanence dans votre service est indispensable. Idem, imposez à vos équipes d'organiser un relais en interne (renvois de ligne téléphonique, transmission d’agendas ou de dossiers éventuels) et demandez-leur d’avertir leurs contacts professionnels de leur date de retour, via leur boîte vocale ou leur e-mail.

Déléguez vos affaires courantes

Vos propres vacances ne doivent pas rimer avec travail à distance ! Pour éviter d’être sollicité à tout bout de champ, déléguez les affaires courantes à l’un de vos collaborateurs, voir à un manager occupant une fonction proche de la vôtre. « Faîtes un mini entretien d’objectifs, avec les décisions ou les commandes attendues, les personnes à joindre en cas d’incident » recommande Jean-Louis Muller. Définissez son champ décisionnel, et vérifiez qu’il ait bien toutes les clés pour pouvoir agir en votre absence. « Logiquement, si les choses sont bien bordées, le reste peut attendre votre retour » estime Stéphane Einhorn. Par précaution, laissez votre numéro en cas d’urgence, en précisant les dates où vous serez joignable. S’il est parfois difficile de rompre un mois complet avec son travail, fixez-vous des limites : convenez si besoin d’un rendez-vous téléphonique, mais abstenez-vous de consulter - et surtout de traiter – vos mails régulièrement. Enfin, pensez à vérifier auprès de votre patron qu’aucune décision importante (réunion d’objectifs, d’orientation, etc.) ne sera prise en votre absence. Autant de réflexes pour partir l’esprit léger et se ressourcer avant la rentrée.