L'art de bien déléguer

Qu’il s’agisse de se décharger ou de répondre aux souhaits d’évolution d’un collaborateur, la délégation est un acte de management délicat. Quatre conseils pour assurer la transition dans les règles de l’art.

1.Anticiper la démarche

Trop souvent, les managers envisagent de déléguer lorsqu’ils se sentent débordés ou qu’un surcroît d’activité leur tombe sur le dos. Erreur fatale ! Car on ne délègue pas dans l’urgence : « La délégation est un vrai acte de management, qui a des répercussions sur l’organisation du travail d’un service mais aussi sur la motivation du collaborateur à qui on confie une nouvelle tâche. Vous allez transmettre une partie de vos pouvoirs, dans certaines conditions. Tout cela s’anticipe, et ne se fait pas entre deux portes » souligne Jacques Isoré, formateur en management. Déléguer ne rime pas coup de main de dernière minute, et ne doit pas un simple moyen de réguler le travail d’un service. Il s’agit bien de confier de nouvelles responsabilités – temporaires ou à long terme - à un collaborateur pour mieux gérer votre charge de travail et accompagner sa montée en compétences. Passer le relais nécessite d’avoir bien anticipé la question, mais aussi de s’investir pour accompagner le salarié dans ses nouvelles taches.

2.Définir le cadre

Hormis vos responsabilités managériales, différentes missions, durables ou ponctuelles, peuvent être confiés à un collaborateur : représenter l’entreprise lors d’un congrès, intervenir sur un projet, prendre en charge un nouveau client… Première chose à faire : analyser les taches que vous allez déléguer, les compétences requises pour remplir cette mission et étudier qui pourrait assurer cette mission. « Pour qu’une délégation fonctionne, mieux vaut que cette activité ne soit pas trop éloignée du métier du salarié, ou à défaut, vous devez sentir qu’il a le potentiel pour relever le défi, quitte à prévoir de la former » conseille Suzanne Sellam, chef de projets en management chez Demos. Autre principe clé : choisir un collaborateur que vous connaissez bien, en qui vous avez toute confiance. « La relation de confiance est essentielle pour qu’il accepte de prendre des risques. Il ne doit pas se sentir testé, ni redouter de se mettre en difficulté dans son poste » insiste Jacques Isoré. Déléguer, c’est proposer, et non imposer. Pour vous assurer de sa motivation, laissez le temps à votre collaborateur de bien réfléchir avant d’accepter votre proposition.

3.Cadrer les responsabilités

En entretien, soyez clair sur les objectifs de la mission, mais surtout aussi sur le partage des responsabilités : quels seront les champs d’investigation du collaborateur, les décisions qu’il pourra prendre seul ou avec vous, celles que vous continuerez d’assumer… « Selon l’autonomie de la personne, on peut prévoir plusieurs étapes. Par exemple, si vous confiez à une assistante administrative la gestion de la relation clients pour enrichir son poste, vous pouvez lui proposer d’appeler ensemble les premiers client ou lui fournir un scénario d’appel » illustre Suzanne Sellam. Si vous gardez le contrôle final, déléguer suppose de laisser le champ libre au salarié, d’être réceptif à ses demandes, à ses idées, mais surtout d’accepter qu’il procède différemment de vous. Même s’il prend plus de temps ou que ces documents vous paraissent un tantinet brouillon, gardez-vous d’intervenir pour imprimer votre marque. « L’essentiel est qu’il atteigne les objectifs définis en commun. Prévoyez différents scénarios pour l’accompagner, mais focalisez-vous sur l’essentiel » recommande Jacques Isoré.

4.Prévoir un suivi

Pensez à aborder les modalités de reporting, qui vous permettront de suivre l’avancée du collaborateur et de corriger le tir au besoin : une réunion hebdomadaire au démarrage, puis une tous les quinze jours par exemple…Si la personne accepte, astreignez-vous à y accorder le temps nécessaire. « Souvent, ce suivi se fait trop à la va-vite. Les managers ont trop tendance à s’imaginer que s'ils n’ont pas de nouvelles, c’est que tout fonctionne. Ce n’est pas forcément le cas ! » alerte Suzanne Sellam. Prévoyez un premier rendez-vous assez vite, dès la mission amorcée, pour faire le point sur les difficultés et les problèmes rencontrés. Au fil de vos rendez-vous, restez à l’écoute des besoins du collaborateur, tout en vous assurant que les indicateurs (objectifs, délais, contrats…) virent au vert. Toute délégation a un début, et une fin. A la fin de la mission, pensez à en faire le bilan avec le salarié (progression en compétences, ressenti mutuel…) en restant positif. C’est le moment d’envisager la suite, si vous songez à pérenniser l’expérience…