Gestion du temps : devenez « chrono compétitif » !

Six conseils pour ne plus se laisser déborder, que ce soit par le quotidien ou par les urgences.

Un projet qui prend du retard faute de temps, et c’est tout un individu qui souffre : on rumine, on stresse et on finit par somatiser… Difficile alors d’être efficace. Pourtant, malgré des charges de travail importantes, certains s’en sortent mieux que d’autres. Bertrand Méheut, patron de Canal +, affirme par exemple reserver chaque jour 20% de son temps de travail planifié pour réagir à un imprévu. Le secret ? Gérer son temps comme une ressource précieuse et apprendre à perdre du temps… pour en gagner !

Bien gérer son temps, c’est d’abord prévoir

Coup de fil impromptu, réunion de dernière minute, retard sur un projet : malgré une organisation béton, on se retrouve vite pris au dépourvu. Comme il est impossible de tout prévoir, mieux vaut planifier les choses qui peuvent l’être en gardant une petite marge qui permettra, justement, de mieux réagir face à l’imprévu : pour ce faire, rajoutez 20 à 30% du temps prévu afin de garder une marge « de confort » qui s’avère souvent nécessaire. Au mieux, vous aurez du temps supplémentaire pour finaliser le projet et le rendre plus qualitatif.

Quoi qu’il en soit, il s’agit d’avoir à l’esprit en permanence les différents dossiers en cours et leur état d’avancement afin de pallier au plus vite un éventuel retard. Marge de sécurité et réactivité sont les deux piliers d’une bonne gestion du temps.

Soignez la préparation

Un nouveau dossier et vous voilà à plonger tête baissé, tout à votre angoisse de ne pas boucler le projet dans les temps fixés. Erreur : trop souvent sous estimé, le temps de préparation qui permet de fixer tous les paramètres d’un projet en amont est la clef de la sérénité. Sachez perdre du temps en amont et « allez vite lentement », comme disait Cocteau… Le but : éviter au maximum les charrettes et le risque de bâcler la fin d’un projet à cause d’un retard.

Pour commencer, relevez les différents éléments : prévision, coordination, planning etc. Essayez d’avoir un regard global en visualisant l’ensemble des paramètres. Une préparation parfaite fixe clairement objectifs, délais, priorité et surtout « plan B » en cas de problèmes.

Fuyez l’urgence

Trop de personnes ont du mal à évaluer leur temps et se retrouvent dans l’urgence. Pour fuir l’urgence, rien de tel que l’inscrire dans son quotidien ! Pour mieux faire face à ce qui, de toutes les façons, va vous tomber dessus de manière imprévue, il convient de réaliser au plus vite ce qui est ultra urgent, et de déléguer ce qui est urgent mais moins stratégique. L’erreur à ne pas commettre : attendre 16 heures pour s’y mettre.

Avoir constamment le « nez dans le guidon » ou rester à son bureau jusqu’à 22 h le soir pour boucler un dossier en retard est considéré dans les pays anglo-saxons et germaniques au mieux comme une mauvaise organisation, au pire comme de l’incompétence.

Prenez du recul

« Le temps est un grand maître, il règle bien des choses » disait Corneille. Dans certains cas, laisser filer du temps peut s’avérer positif, comme par exemple en cas de conflit ou de problème avec un collaborateur. Réagir au quart de tour engendre bien souvent une escalade peu constructive.

Autre cas : le fait de se focaliser sur ce qui va mal en laissant dormir ce qui va bien. L’exemple classique : on perd un temps fou à résoudre un problème qui, au final, n’a peut être pas de solution immédiate, et on laisse filer faute d’attention un projet ou un client précieux !

Quelques astuces psychologiques permettent de prendre du recul : le soir puis le matin, visualisez votre journée de travail du lendemain. Vous repasser le film de la journée vous permettra d’y voir plus clair. Au Japon, la lecture pendant 15 minutes d’un quotidien est imposé tous les matins aux cadres de certains grands groupes : un bon moyen de se mettre en route en douceur, tout en gardant un œil ouvert sur ce qui se passe dans le monde.

Faites la chasse au gaspi

Coups de fils, alertes e-mails, dérangements divers… Tous ces éléments qui peuvent parasiter le temps viennent aussi bien de l'extérieur que de l'intérieur de l'entreprise. Pour éviter ces pièges, un cadre doit pouvoir fermer la porte de son bureau (si il a la chance d’avoir un bureau individuel) et mettre son téléphone sur messagerie une heure de temps en temps, histoire de se concentrer sur un dossier complexe.